業務効率化

同じミスを繰り返してしまう場合の対処法

2017.10.13

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日々業務をしているとミスは必ず発生します。人間が処理している以上これは避けて通ることはできません。しかし同じミスを繰り返してしまうのは非常に問題があります。同じミスを起こしてしまうことで悩まれている方や、そのようなスタッフを抱える役職者の方は是非参考にしてみてください。

そもそもなぜ同じミスを繰り返してしまうのか

原因は複合的で単純ではないと思いますが「環境」と「危機感」がキーワードだと私は考えています。

ミスの原因(環境)

管理職の方であれば同じミスを繰り返したスタッフに対して何かしらの指導は行うと思いますが、ミスを誘発する要素が本人以外になかったのかしっかりと調査する必要があります。

例えば業務過多で常に焦って仕事をしているスタッフが起こしたミスに対して頭ごなしに叱っても、反省し改善策を考える時間を取ることは難しく同じミスを誘発する恐れが高いです。

組織としてミスを減らすために、ミスを犯したスタッフの「言い分」をしっかりとヒアリングし、環境を整えることも管理職の仕事だと思います。

ミスの原因(危機感)

個人的な統計ですが仕事に対して危機感を持った人間はミスを起こす割合が低いです。 危機感をもった人間は自分が与えられた仕事の重要性、またそれをミスすることでどのような事態が発生し、誰に迷惑をかけ、どのような損害がでるのかを常に頭の片隅で考えています。

そのため、たとえミスを犯しても同じミスを繰り返すことは非常に少ないです。

またミスを起こさない人は、ミスを起こさないための準備をしっかりと行っています。これは手間に思えるかもしれませんが、ミスが起こった時にかかるコストよりもはるかに低いことを知っています。

同じミスを繰り返さない組織を作る

ミスは個人の問題と思われがちですが、組織として減らすことが重要です。 そのためスタッフと会社が一体となって対策を講じることが効果的です。

冒頭でも記載したようにミスは必ず起こります。 重要なことはその「リカバリー」と「同じことを繰り返さない」ことです。

同じミスを繰り返さないために有効な方法

すごくシンプルな方法ですが、各スタッフにミスノートをつけてもらうことでミスの確率を格段に下げることが可能です。

ミスノートに記載する項目は

  • ミスの発生日時
  • ミスの内容
  • なぜミスが起こったのか(本人の原因と環境の原因)
  • このミスで想定される被害
  • 再発防止策

これらを書き込み日報のように会社に提出してもらいます。

ミスを起こすたびに記入する必要があるので非常に面倒な作業ですが、 逆に書くのが面倒なのでミスしないようにという気持ちも働くので細かなミスはこれだけでも減少します。

またこれをもとに会社として環境的な改善を行うようにしてください。

ミスノートを取り入れるために最も重要な事

ミスの数は評価に直結することも多いですが、ミスノートでの報告業務を怠った場合に最も評価を下げるルールで運用してください。 スタッフが起こすミスは個人の問題もありますが会社の環境問題の可能性も非常に高いです。

会社として業務を最適化するための取り組みととらえ、 ミスの数に対するマイナス評価は行わないルールで運用することが理想です。

ミスの数はミスノートを続けていれば必ず減少するためスタッフと会社が一丸となって取り組むようにしましょう。

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この記事の筆者

代表取締役 岡本 裕伸

代表取締役 岡本 裕伸

2004年にWeb業界に足を踏み入れ、デザイナー、コーダー、ディレクターを経験。近年ではWebコンサルタントとして経営戦略を絡めた提案や会社設立サポートなども行う。

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