ホームページ制作で失敗しないために！まず最初に決めておきたい連絡ルール

ホームページ制作は色んな情報が関係者の間で飛び交い、関係者が増えるほど複雑化します。これを特にルールを決めずに放置してしまうと、連絡の抜け漏れミスや言った言わないの問題が発生してプロジェクト進行の妨げとなってしまうケースがあります。

この状況を未然に防ぐには、できるだけ最初の段階で関係者全員で共通した連絡ルールを決めることがオススメです。まず最初に決めておきたい連絡ルールの項目をご紹介します。

関係者全員で決めておきたい連絡ルール

連絡ルールは会社単位のものもあれば、プロジェクト単位になるケースもあります。基本的に決めるルール項目は同じですが、3社以上が関係する場合でも、できれば統一しておく方が雑多になりにくくオススメです。

決めておきたい連絡ルールの項目は、以下の3つです。

• 連絡窓口担当
• 連絡に使用するツール
• 会話議事録ルール

連絡窓口担当

連絡窓口が複数あると、「この件は誰に聞いたらいいの？」と混乱を招くことになってしまいます。また、方々で話をしてしまうと情報統制が取れず、カオスな状態になることは容易に想像できます。プロジェクト関係者は複数人であったとしても、直接連絡を取る窓口は一本化しまう方が良いでしょう。各社メインの窓口担当1名とサブ担当1名という体制がスムーズです。

連絡に使用するツール

メールやチャットワークなど連絡ツールは色々とありますが、メンバーによって別々のツールを使ってしまうと、整理がつかなくなり情報の抜け漏れや出てしまいます。連絡に使うツールはメールが一般的でしたが、最近はチェットワークやSkypeなどのチャットツールを使用するケースも多くなってきました。どのようなツールを使うにせよ、プロジェクトメンバー間でなるべく使用ツールを統一したほうが抜け漏れを防げます。

会話議事録ルール

担当者との間では、会話や電話で直接連絡を取り合うケースもあります。しかしこれらはログが残らないため、後で「言った言わない」になりがちです。これを防ぐには、会話後に連絡ツールに議事録を送信すると履歴として残ります。一見面倒にも思えますが、後から履歴を確認する時に役に立ち、実は逆にコミュニケーションコストの削減につながるため、かなりオススメしています。

情報を送る際は、メンバー全員（メールであれば、宛先+CC）に送信することをルールにすると、履歴をさかのぼりやすくなります。

最初に決めてしまうことが大切

連絡ルールはプロジェクト開始前の段階で決めることが肝心です。ある程度進行してしまうと、後からルールを浸透させるには結構なパワーが必要になるからです。スタート段階からルールがあれば、履歴も残るので進行の流れも把握しやすくなります。

ルールと聞くと、縛られる印象があって一瞬やりにくさを感じてしまいそうですが、ノールールよりも断然スムーズに進行します。ホームページの制作に限ったことではありませんので、色んな場面で是非参考にしてください！